Cuando de dinero se trata, la improvisación no es una opción, ya que esta viene acompañada de pérdidas considerables no solo de dinero sino también de tiempo, el cual es muy valioso para cualquier negocio. Por ello, es necesario aprender cómo llevar las facturas de una empresa, solo así, se logrará aplicar un sistema de control eficiente que de buenos resultados.
Si bien es cierto que gestionar una empresa es una labor extensa y muchas veces agotadora, poner en práctica los siguientes tips en la gestión de facturas hará el proceso mucho más fácil.
Tips para controlar la facturación
Controlar las facturas de una empresa es necesario para evitar pérdidas de dinero, así como de tiempo y recursos, por ello es necesario tomar en cuenta los siguientes consejos:
Destinar días específicos para hacer las facturas
Aunque este método varía dependiendo de las necesidades de cada empresa, lo ideal es destinar uno o dos días para hacer las facturas, lo más recomendable es que sea alrededor de los 25 de cada mes, para que estén listas cuando se aproxime el día de pago.
Lo que dará como resultado un sistema de facturación ordenado y eficiente en el que se logre mantener al día los pagos del impuesto, del personal de la empresa, así como llevar un registro de las deudas y los cobros pendientes, lo cual ahorra tiempo y dinero.
Contar con programas de facturación
Emplear un buen software de facturación garantiza procesos mucho más ágiles y seguros. Crear manualmente las facturas puede ser un desafío ya que es necesario ser precisos, en especial cuando se trata de números y cifras grandes. Mientras que con un programa de este tipo se logra minimizar el trabajo, así como las horas que se invierten en dicho proceso.
Una de las ventajas de muchos de estos softwares es que son completamente gratuitos y muy fáciles de usar, lo cual permite que cualquier persona se adapte rápidamente a ellos, así como a cada uno de los módulos que incluyen, los cuales avalan la seguridad de la empresa sin importar que se trate de un negocio pequeño, mediano o grande.
Elaborar un plan de organización y seguimiento
Tener un buen sistema de organización de facturas asegura las ganancias de la empresa, a la vez que se establece un programa eficiente en el que se le da prioridad a las deudas más importantes y pendientes por saldar, esto con el objetivo de que no se venzan sin pagar, lo cual acabaría en multas.
Cabe destacar que la organización debe ir de la mano con un buen sistema de seguimiento de las facturas, por lo que es necesario revisarlas de manera regular para estar al tanto de cualquier retraso, facturas por vencerse e incluso pagos pendientes.
Mantener al día el libro de registro de las facturas
Las facturas son tan solo uno de los elementos importantes que mantienen una empresa, de hecho, contribuyen a su funcionamiento y crecimiento, por tales motivos es necesario mantenerlas al día incluyendo todo tipo de información que sea relevante y de valor como los registros de compra, de bienes, los pagos de impuestos, facturas recibidas y mucho más.
Mantener un registro de todo lo antes dicho sirve como base para mantener los fundamentos de la empresa fuerte y protegida de cualquier inconveniente legal a la vez que se conservan todos los documentos al día ante las autoridades.
Establecer un día para las declaraciones trimestrales y anuales
Este es un aspecto importante tanto para quienes son autónomos como para quienes delegan la contabilidad de la empresa a una gestoría, la declaración de IVA es igual de importante que la del IRPF, por lo que es necesario mantenerse al día con ellas.
En caso de que se deba llevar dicho proceso sin la intervención de una gestoría los pasos también son sencillos. Básicamente consiste en llenar los papeles correspondientes a tal procedimiento, lo cual es posible si se cuenta con el certificado digital o en su defecto el sistema de PIN 24H, para hacerlo de manera virtual.
Aplicar estos consejos para controlar la facturación de una empresa garantiza buenos resultados, así como una buena gestión y rendimiento de la misma.