Hace apenas 20 años, la jornada laboral de un español medio estaba más o menos tasada. Acudía a la oficina alrededor de las 9:00 de la mañana, comía entre 14:00 y 16:00, volvía al despacho y a eso de las 19:00, de vuelta a casa. Todo lo que sucedía fuera de estos horarios no existía: no había mails, ni móviles, ni mucho menos smartphones. Quizás unos pocos directivos daban el teléfono de casa en la empresa, por si había una emergencia; el resto desaparecían de 19:00 a 9:00 y si la oficina ardía, pues ya se reconstruiría al día siguiente.
Desde hace un tiempo, todo esto ha cambiado. Cada día es más habitual que los empleados realicen parte de su trabajo fuera de su puesto. Al principio eran sólo llamadas, pero luego se fueron ampliando las opciones a los correos electrónicos, video-conferencias, etc... De hecho, cada vez son más los trabajadores que no pisan la empresa y realizan todas sus tareas desde sus casas o desde la calle.
Evidentemente, esto tiene algunos inconvenientes, tanto para la empresa como para el empleado. Una pierde control sobre su asalariado, el otro ve como desaparece la estricta barrera que hasta ahora había entre su vida laboral y personal. Sin embargo, todos los estudios dicen que bien usadas, las nuevas tecnologías tienen un increíble potencial para el incremento de la productividad y la satisfacción del trabajador.
Las cifras
En las empresas más pequeñas (hasta 10 trabajadores), el porcentaje de empleados que usa el móvil para trabajar ronda el 50%. Según crece el tamaño de las compañías, esta cifra baja y en las de más de 250 empleados, no más del 30% está disponible las 24 horas (ver gráfico 1). En cuanto al tipo de empleado, los directivos arrasan, con un 49% conectado vía móvil. Eso sí, hay un 38% de compañías que declaran que todos sus trabajadores tienen móvil de empresa (ver gráfico 2).
Fuente: Las TIC en la empresa 2010. Min. Industria (click para ampliar)
Los datos anteriores hacían referencia a la telefonía móvil tradicional. Lo cierto es que cada vez más empresas utilizan las posibilidades que ofrece internet. Esta opción, curiosamente, está mucho más desarrollada en las grandes empresas que en las pequeñas (ver gráfico 3). ¿Y qué hacen las empresas con estos terminales? Pues fundamentalmente "operaciones bancarias", "buscar información necesaria", "comunicarse con clientes o proveedores" y "realizar trámites ante las administraciones públicas". Las razones que exponen también son previsibles: "ahorro de tiempo, comodidad, ahorro de costes, automatización de precios".
Fuente: Las TIC en la empresa 2010. Min. Industria (click para ampliar)
Incluso, en los últimos años se ha extendido la práctica entre numerosos empleados de utilizar sus propios dispositivos personales para cuestiones relacionadas con su empresa. Además, este uso no se queda en la mera recepción de llamadas. Según una encuesta de Avanade, hasta el 85% de los que usan su móvil para el trabajo revisan el mail, mientras que casi la mitad reconocen que también contactan con clientes o realizan operaciones propias de su puesto de trabajo.
Los riesgos
Tanto empresas como empleados saben que existen numerosos riesgos si se utilizan mal estas herramientas. Por el lado del trabajador, el mayor problema es que el trabajo acabe invadiéndolo todo. Todos los estudios advierten de que, si no se sabe poner una barrera más o menos estricta entre vida personal y laboral, el empleado puede acabar sobrepasado por sus tareas. Además, no saber desconectar redundará también en perjuicio de la empresa a medio plazo, puesto que podría perder un valioso elemento o quemar sus mejores cualidades.
Pero no sólo es una cuestión de los perjuicios en la salud del trabajador. Según la encuesta de Symantec, Estado de la Movilidad 2012, la más completa de las que se realizan sobre el tema en el mundo, el mal uso de esta tecnología puede acarrear graves problemas a las empresas. Sus datos dicen que el 38% de las compañías ha sufrido pérdidas de productividad puntuales por un mal empleo de los dispositivos móviles; un 37% ha tenido costes directos por este motivo y un 29% ha perdido información de clientes o de su propio negocio. En total, las empresas calculan que de media han podido perder unos 55.000 dólares en el último año por no usar con propiedad estas tecnologías (ver gráfico con los datos de España)
Beneficios
Sin embargo, como decíamos antes, los beneficios superan, casi siempre, a las pérdidas. En este mismo estudio de Symantec, la mayoría de las empresas citan numerosas ventajas que han conseguido del uso de este tipo de tecnologías. Especialmente, se destacan las mejoras en la productividad del empleado, la eficiencia en el proceso de negocio, la mejora de la agilidad y la reducción de los tiempos empleados en todo tipo de tareas (ver gráfico con los datos de España).
Por otro lado, las encuestas sobre satisfacción en el empleo casi siempre coinciden en que la flexibilidad y las facilidades para que el empleado organice su propia jornada son muy valoradas por los trabajadores. Además, pueden ser una fuente importante de ahorro para la empresa muchos aspectos: por un lado se deduce el espacio ocupado y los gastos corrientes asociados al espacio físico que emplea; por otro lado, un trabajador contento puede estar dispuesto a renunciar a parte de su sueldo a cambio de unas condiciones laborales mejores.
¿Qué hacer?
La clave, por lo tanto, no es tanto si usar o no móviles para el trabajo, sino en saber cómo hacerlo. Ya no es posible para la mayoría de las empresas modernas dar un paso atrás en las nuevas tecnologías, por lo que cuanto más eficientes sean, más opciones tendrán de que los beneficios sean muy superiores a las pérdidas. Según el estudio de Avanade Global Survay: Consumerization of IT, hay tres claves en esta cuestión:
- Comprender y optimizar: "Identificar y priorizar los segmentos de negocio, definiendo las responsabilidades de los trabajadores y requerimientos de acceso a las herramientas. Alinear las aplicaciones y utensilios que, si se implementasen, podrían mejorar la productividad".
- Construir y extender: "Una vez que las empresas tienen una clara imagen de los requerimientos de sus empleados, el actual estado de las tecnologías de consumo en la compañía y un plan de cómo se alinearán en el futuro, deberían empezar a construir las aplicaciones centrales y servicios necesarios para ampliar las capacidades de sus trabajadores".
- Controlar el cambio: "Parte de este proceso requiere crear políticas inteligentes que claramente delimiten cómo los empleados pueden usar sus tecnologías personales en la empresa. Para muchas compañías, este requerirá un importante cambio cultural. Las empresas necesitarán una combinación de personas, procesos y herramientas para asegurar que estas nuevas tecnologías son usadas con seguridad y deberán manejar de forma efectiva el proceso de cambios en su comunidad de empleados".
Evidentemente, todo esto es mucho más fácil de decir que de hacer. Pero las empresas españolas deben asumir que será necesario dar ese paso adelante si quieren sacar todos los beneficios posibles de las nuevas tecnologías. Si usted quiere avanzar en este camino, puede visitar www.tusolucionsap.com y descubrir cómo multiplicar su productividad.